Landratsamt Calw setzt erfolgreich auf KI in der Verwaltungsarbeit

Ein KI-Tool aus dem Landkreis Calw zeigt, wie moderne Verwaltung schneller, sicherer und bürgernäher werden kann – und dient nun landesweit als Vorbild.

Landkreis Calw – Die Verwaltung im Landkreis Calw geht einen weiteren Schritt in Richtung digitale Zukunft: Mit dem KI-Tool „Dialog ad-hoc“ wurde ein innovatives Instrument erfolgreich erprobt, das Verwaltungsabläufe deutlich effizienter gestalten kann. Das Projekt wurde vom Landkreis Calw initiiert und federführend umgesetzt und nun offiziell abgeschlossen.

Im Rahmen des 19. Digitalen Landkreiskonvois entwickelte und testete der Landkreis gemeinsam mit der Komm.ONE das KI-gestützte Werkzeug. Ziel war es zu zeigen, wie Künstliche Intelligenz in Dokumentenmanagementsystemen eingesetzt werden kann – etwa um umfangreiche Akten automatisch zusammenzufassen, gezielte Fragen zu Dokumenteninhalten zu beantworten oder relevante Informationen schnell aus großen Datenbeständen herauszufiltern. Die Arbeitsgemeinschaft Digitalisierung des Landkreistags Baden-Württemberg nahm das Projektergebnis am 20. November 2025 offiziell ab.

Landrat Helmut Riegger sieht in dem Einsatz von KI einen zentralen Hebel für moderne Verwaltungsarbeit. Große Mengen an Akten und Dokumenten gehörten zum Alltag in Behörden und banden bislang viele personelle Ressourcen. Künstliche Intelligenz könne dabei helfen, komplexe Aufgaben schneller zu bewältigen, Entscheidungen datenbasiert zu unterstützen und die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger weiter zu verbessern.

Das Tool „Dialog ad-hoc“ ermöglicht unter anderem automatisierte Zusammenfassungen komplexer Dokumente, intelligente Antworten auf Sprachabfragen sowie eine schnelle Recherche in umfangreichen Dokumentensammlungen. Dadurch unterstützt es sowohl interne Abläufe als auch die Bearbeitung externer Anfragen – und zeigt, wie KI konkret Mehrwert im Verwaltungsalltag schaffen kann.

Ein besonderer Fokus lag auf Datenschutz und Rechtskonformität. Die KI arbeitet direkt innerhalb der kommunalen IT-Infrastruktur und erfüllt hohe Datenschutzstandards. Laut Jens-Uwe Hammann, Leiter der Abteilung Digitalisierung, GIS und IT im Landratsamt Calw, erfolgt die Verarbeitung sicher und ohne Medienbrüche direkt im Dokumentenmanagementsystem. Gleichzeitig entstand eine umfassende Blaupause für den datenschutzkonformen KI-Einsatz, die auch von anderen Kommunen genutzt werden kann.

Nach dem erfolgreichen Abschluss soll das KI-Tool nicht nur im Landkreis Calw, sondern auch in weiteren Landkreisen wie dem Rhein-Neckar-Kreis, dem Rems-Murr-Kreis und dem Ortenaukreis zum Einsatz kommen. Damit wird das Projekt zu einem wichtigen Impulsgeber für die Digitalisierung kommunaler Verwaltungen in Baden-Württemberg.

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